Gebouwd op de werkvloer, niet achter een tekentafel

Je kent het moment. Vrijdagmiddag, de loods loopt vol voor het weekend, en je inbox ook. "Hebben jullie een tent voor een feestje, ergens in juni?" Geen datum, geen aantal gasten, geen locatie. Je mailt terug met drie vragen. Een dag later komt er antwoord op één ervan. Je belt, krijgt de voicemail, mailt opnieuw. En ondertussen heeft die klant allang een offerte liggen van de verhuurder verderop, die toevallig net iets sneller was.

Dit is geen randprobleem. Voor de meeste partyverhuurders is het de dagelijkse realiteit: aanvragen komen half binnen, en het volledig krijgen kost meer tijd dan de offerte zelf. In dit artikel leggen wij uit waarom dat gebeurt, waarom de meeste software er niets aan verandert, en hoe wij dit probleem zijn gaan oplossen. Niet vanuit een ideetje achter een bureau, maar vanuit onze eigen verhuurbedrijven, waar wij precies dezelfde frustratie hadden.

Het offerteprobleem dat elke partyverhuurder herkent

Vraag tien verhuurders waar hun tijd naartoe gaat, en je hoort tien keer hetzelfde: niet het sjouwen, niet het opbouwen, maar het gedoe eromheen. En het gedoe begint bij de aanvraag.

De halve aanvraag in je inbox

Een aanvraag voor partyverhuur is bijna nooit compleet. Dat is geen onwil van de klant. Iemand die één keer per jaar een bruiloft of bedrijfsfeest organiseert, weet simpelweg niet wat jij nodig hebt om een offerte te maken. Ze weten niet dat het verschil tussen 60 en 80 gasten bepaalt welke tent past. Ze denken niet aan vloerdelen, verwarming of de vraag of er stroom op de locatie is.

Dus krijg je berichten als:

• "Wat kost een springkussen voor zaterdag?"
• "We willen graag statafels huren, kunnen jullie iets sturen?"
• "Tent voor ongeveer 100 man, hoeveel wordt dat?"

Elk van deze berichten is het begin van een gesprek, niet het begin van een offerte. En dat gesprek moet jij voeren, vraag voor vraag.

Wat dat heen-en-weer mailen je echt kost

De echte kosten zitten niet in de tijd per mail. Ze zitten in de optelsom en in wat je ondertussen misloopt.

Doorlooptijd. Elke vraag-en-antwoord-ronde kost minstens een dag. Drie open punten betekent al snel drie dagen voordat je überhaupt kunt rekenen. In een markt waar de eerste nette offerte vaak de opdracht binnenhaalt, is dat een serieus nadeel.

Versnippering. De informatie komt in stukjes binnen, verspreid over mails, een appje en een telefoontje. Iemand moet dat bij elkaar harken en overtypen in Rentman. Daar sluipen fouten in: een verkeerd aantal, een vergeten datum, een gemiste optie.

Onzichtbaar verloop. De vervelendste kosten zijn de aanvragen die je nooit ziet afronden. De klant die afhaakt omdat het te lang duurt, of omdat het te veel moeite werd om al jouw vragen te beantwoorden. Die verlies je stil, zonder dat je het merkt.

In drukke periodes stapelt dit op. Een verhuurbedrijf dat groeit, loopt vroeg of laat tegen de muur van de inbox aan. De oplossing lijkt dan een extra administratieve kracht, maar dat is symptoombestrijding: je betaalt iemand om rommel op te ruimen die niet had hoeven ontstaan.

Waarom standaard offertesoftware hier niet helpt

Er is genoeg software die belooft je offerteproces te versnellen. De meeste daarvan pakt het verkeerde stuk aan. Tools voor offerte-automatisering richten zich op alles ná de aanvraag: sneller rekenen, mooier opmaken, automatisch versturen en opvolgen. Allemaal nuttig, maar ze gaan ervan uit dat je al een complete aanvraag hebt.

Dat is precies de aanname die in onze branche niet klopt. Het knelpunt zit aan de voorkant. Je kunt het rekenwerk nog zo strak automatiseren, als de aanvraag half binnenkomt, sta je nog steeds te mailen en te bellen voordat er iets te automatiseren valt.

Brede verhuursoftwareplatformen doen het deels beter, omdat ze offertes koppelen aan voorraad en planning. Rentman is daar een sterk voorbeeld van en niet voor niets de standaard voor veel verhuurbedrijven. Maar ook daar is het offerteproces één onderdeel van een veel groter systeem, en blijft de eerste stap, het compleet binnenkrijgen van een aanvraag, ongemoeid.

Waarom wij dit niet achter een tekentafel konden bedenken

Hier wijken wij af van vrijwel elke andere aanbieder. Wij hebben dit probleem niet bestudeerd. Wij hebben het meegemaakt.

De werkvloer van Partyverhuur Boxmeer en Janssen Party Verhuur

Formix is ontstaan in onze eigen verhuurbedrijven: Partyverhuur Boxmeer en Janssen Party Verhuur. Geen klanten van ons, geen testpanel, maar de bedrijven waar wij zelf de loods in lopen en de aanvragen zien binnenkomen. De halve mail op vrijdagmiddag is niet een voorbeeld dat wij hebben verzonnen om dit artikel mee te beginnen. Het is wat er bij ons op het scherm stond.

Toen wij gingen tellen hoeveel uur er per week verdween in het achterhalen van wat een klant nou eigenlijk wilde, was de conclusie pijnlijk simpel: dit was het duurste en saaiste deel van het werk, en het had niet zo hoeven zijn. We zochten naar iets wat de aanvraag aan de voorkant compleet maakte, zodat wat in Rentman terechtkwam meteen klopte. Dat bestond niet op een manier die paste bij hoe een verhuurbedrijf echt werkt. Dus zijn we het zelf gaan bouwen.

Het verschil tussen bedenken en meemaken

Dat verschil klinkt klein, maar het bepaalt alles aan een product.

Wie een offertetool bedenkt achter een tekentafel, begint bij de software: welke velden, welke knoppen, welke flow ziet er logisch uit. Wie het meemaakt op de werkvloer, begint bij de klant die belt terwijl je een aanhanger staat in te laden, en bij de vraag die je voor de vijftiende keer die week moet stellen.

Daardoor zitten er keuzes in Formix die je alleen maakt als je het zelf hebt meegemaakt:

• De configurator vraagt de dingen die jij anders moet navragen. Aantal gasten, datum, locatie, stroom, de opties die er bij jouw materiaal toe doen. Niet omdat een ontwerper dacht dat het handig was, maar omdat wij die vragen zelf elke dag stelden.
• Het past op hoe een verhuurder denkt, niet op hoe software denkt. De logica volgt de praktijk van de loods, niet een abstract verkoopproces.
• Het sluit aan op Rentman, omdat wij daar zelf mee werken en weten dat een aanvraag uiteindelijk dáár compleet moet landen.

Wij verkopen je dus geen belofte over hoe het zou moeten werken. We laten je zien wat er uitkwam toen twee verhuurders hetzelfde probleem hadden als jij, en besloten het op te lossen.

Wat een offerteaanvraag-configurator wel doet

Goed, concreet dan. Wat is Formix precies, en net zo belangrijk, wat is het niet.

De klant configureert zelf wat hij nodig heeft

Formix is een offerteaanvraag-configurator. In plaats van een leeg contactformulier of een mailadres krijgt jouw klant een configurator waarin hij stap voor stap samenstelt wat hij nodig heeft. Datum, aantal gasten, materiaal, opties, locatiegegevens: de klant vult zelf in wat jij anders had moeten navragen.

Het mooie is dat de klant geholpen wordt om aan de juiste dingen te denken. De configurator stelt de vragen die jij anders zelf had moeten stellen, op het moment dat de klant er toch al mee bezig is. Geen kennis van tenten of vloerdelen nodig: de structuur leidt hem erdoorheen.

De aanvraag landt compleet in jouw Rentman

Als de klant klaar is, verstuurt hij geen losse mail maar een complete, gestructureerde offerteaanvraag. Die landt rechtstreeks in jouw Rentman, in de vorm waarin jij ermee werkt. Geen overtypen, geen losse stukjes uit drie kanalen bij elkaar harken, geen ontbrekende velden.

Jij begint dus niet meer bij "wat wil deze klant eigenlijk", maar bij "deze aanvraag is compleet, ik maak er een offerte van". Dat is de stap die wij voor onszelf wilden overslaan, en die je met Formix overslaat.

Wat het niet is

Net zo belangrijk, want hier gaan veel mensen de mist in als ze het voor het eerst horen:

• Het is geen boekingssysteem. De klant boekt niets vast en jij verliest geen controle over je planning. Jij beslist nog steeds over elke aanvraag.
• Het is geen betaaltool. Er gaat geen geld doorheen. Een offerteaanvraag is geen order.
• Het is geen webshop. Je verkoopt geen producten met een afrekenknop. Je ontvangt gekwalificeerde aanvragen waar jij een offerte op maakt.

Kort gezegd: Formix verandert niets aan wie de baas is over de offerte. Het verandert alleen hoe de aanvraag bij je binnenkomt. Compleet in plaats van half.

Hoe het er in de praktijk uitziet

Theorie is leuk, maar je wil weten wat het doet op een drukke zaterdag.

Een weekend met en zonder Formix

Zonder. Vrijdag komen er twaalf aanvragen binnen, waarvan acht incompleet. Je begint met terugmailen. In het weekend heb je geen tijd, dus maandag pak je de draad weer op. Tegen woensdag heb je de meeste aanvragen rond, twee klanten zijn afgehaakt en één aanvraag is door een misverstand verkeerd in Rentman beland.

Met. Dezelfde twaalf aanvragen komen binnen via de configurator. Ze zijn compleet, want de klant heeft alles ingevuld. Ze staan netjes in Rentman. Maandagochtend zit jij niet te mailen met vragen, maar offertes te maken. De twee klanten die anders waren afgehaakt, hebben hun aanvraag gewoon afgerond, want het kostte ze geen drie mailrondes.

Het verschil is niet dat je harder werkt. Het is dat het saaie, herhalende voorwerk verdwijnt.

Kwalificeerbare aanvragen, minder ruis

Een bijkomend voordeel: omdat de klant zelf de moeite doet om de configurator in te vullen, filter je vanzelf de serieuze aanvragen eruit. Iemand die even snel een prijsje wil scoren, vult geen complete configuratie in. Iemand die echt een evenement organiseert, doet dat wel. Je inbox vult zich met aanvragen die ergens toe leiden, in plaats van met ruis.

Wat dit betekent voor jouw bedrijf

Groeien zonder extra administratie

De meeste verhuurbedrijven raken op een punt waar groei vastloopt op de administratie. Meer aanvragen betekent meer mailen, meer overtypen, meer kans op fouten. De reflex is dan iemand aannemen om dat op te vangen.

Met complete aanvragen verschuift die grens. Je kunt meer aanvragen verwerken met dezelfde mensen, omdat het voorwerk eruit is. Dat is geen abstracte efficiëntiewinst, het is het verschil tussen wel of niet een extra salaris hoeven betalen om dezelfde groei te dragen.

Meer tijd op de werkvloer

En dan het belangrijkste, zeker voor wie net als wij zelf de loods in loopt: je krijgt tijd terug voor het werk waar je goed in bent. Materiaal, opbouw, klanten op locatie, het bedrijf runnen. Niet achter een scherm zitten om voor de zoveelste keer te vragen op welke datum dat feest ook alweer is.

Dat is uiteindelijk waarom wij Formix hebben gebouwd. Niet om een softwarebedrijf te beginnen, maar omdat wij die tijd in onze eigen verhuurbedrijven terug wilden.

Tot slot

Het offerteprobleem in partyverhuur zit niet in het maken van de offerte. Het zit in de aanvraag die half binnenkomt en die jij compleet moet zien te krijgen. Standaard offertesoftware lost het verkeerde stuk op, omdat het ervan uitgaat dat de aanvraag al klopt. In onze branche klopt die aanname niet.

Wij hebben dat niet bedacht achter een tekentafel. We hebben het meegemaakt in Partyverhuur Boxmeer en Janssen Party Verhuur, onze eigen bedrijven, en daar Formix uit laten ontstaan: een offerteaanvraag-configurator die de aanvraag compleet binnenhaalt en rechtstreeks in je Rentman laat landen. Geen boeking, geen betaling, geen webshop. Gewoon de aanvraag zoals je hem altijd al had willen ontvangen.

Wil je zien hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet? Vraag hier een demo aan en ervaar zelf het verschil tussen een halve mail en een complete offerteaanvraag.

Veelgestelde vragen

Werkt Formix samen met Rentman, of moet ik overstappen?

Formix werkt bovenop Rentman en vervangt het niet. Je blijft gewoon in Rentman werken zoals je gewend bent. Formix zorgt er alleen voor dat de aanvragen die je ontvangt compleet en gestructureerd in je Rentman terechtkomen, zonder dat je iets hoeft over te typen.

Is dit een boekingssysteem waarmee klanten direct vastleggen?

Nee. Klanten configureren wat ze nodig hebben en sturen een offerteaanvraag, geen boeking. Er wordt niets vastgelegd en er gaat geen geld doorheen. Jij behoudt volledige controle: je beslist zelf welke aanvraag je oppakt en wat je offerte wordt.

Mijn klanten weten vaak niet precies wat ze nodig hebben. Werkt een configurator dan wel?

Juist daarom werkt het. De configurator stelt de vragen die jij anders zelf had moeten stellen, en leidt de klant er stap voor stap doorheen. Klanten hoeven geen verstand te hebben van tenten of vloerdelen, de structuur helpt ze om aan de juiste dingen te denken.

Hoeveel tijd kost het opzetten van Formix voor mijn bedrijf?

Het instellen draait om het eenmalig vastleggen van je materiaal en de logica die voor jouw bedrijf geldt. Omdat wij Formix zelf gebruiken in onze verhuurbedrijven, is de inrichting gebouwd op hoe een verhuurder echt werkt en niet op een abstract softwareproces. Tijdens een demo lopen we samen door wat het voor jouw situatie betekent.

Voor wat voor verhuurbedrijven is Formix bedoeld?

Voor Nederlandse party- en evenementenverhuurders die met Rentman werken en aanvragen ontvangen die te vaak incompleet binnenkomen. Of je nu vooral tenten verhuurt, een breed assortiment hebt of veel met seizoenspieken werkt: zolang het volledig krijgen van aanvragen je tijd kost, lost Formix precies dat op.