Carnaval 2027: zo haal je de tentaanvragen binnen

Het is oktober, maar voor carnavalsverenigingen is het seizoen al begonnen. Op 11 november gaan de besturen weer vergaderen, en voor je het weet ligt er een mail in je inbox: "Zelfde tent als vorig jaar, maar dan groter. Kan dat?" Dan begint het heen-en-weer mailen. Hoe groot? Met verwarming? Wie regelt de stroom? En wanneer moet het bestuur akkoord geven?

Carnaval 2027 valt van zaterdag 6 tot en met dinsdag 9 februari. Dat is één week waarin bijna alle verenigingen, kroegen en dorpscomités in jouw regio tegelijk een tent willen. Wie nu al plant, verhuurt zijn tenten, heaters en vloeren in die week vol. Wie wacht, offreert in januari in paniek en zegt nee tegen klanten die volgend jaar ergens anders huren.

In dit artikel lees je hoe je het carnavalsseizoen als verhuurder aanpakt: een planning die terugrekent vanaf 6 februari, vaste pakketten per soort feest, de afspraken over sneeuw en stroom die je vóór de offerte maakt, en hoe je van de vereniging van dit jaar een vaste klant maakt.

Waarom carnaval anders is dan elk ander tentfeest

Een bruiloft of tuinfeest heeft één klant met één datum. Carnaval werkt anders, en wie dat niet ziet, verliest tijd en opdrachten.

Een bestuur beslist, niet één klant

Je contactpersoon is meestal de voorzitter, de penningmeester of een vrijwilliger van de commissie. Die persoon kan zelden zelf ja zeggen. De offerte gaat eerst door de bestuursvergadering, en die is vaak maar één keer per maand. Lever je je offerte een dag na de vergadering aan, dan verlies je zomaar vier weken.

Wat dat voor jou betekent:

• Vraag bij de eerste aanvraag wanneer het bestuur vergadert.
• Zorg dat er vóór die datum een duidelijke offerte ligt, of op zijn minst een indicatie van de prijs.
• Maak je offerte zo dat iemand die er niet bij was hem in vijf minuten snapt.

Eén week, alle verenigingen tegelijk

In de zomer spreiden feesten zich over weekenden. Carnaval niet. Iedereen wil opbouwen op woensdag of donderdag en afbouwen op Aswoensdag. Je tenten, je heaters, je vloeren en vooral je opbouwploegen zijn die week de beperking. Het is dus geen vraag of je een tent hebt, maar of je hem op tijd kunt neerzetten.

Elk jaar dezelfde klant, als je het goed doet

Een carnavalsvereniging komt elk jaar terug, met hetzelfde feest op dezelfde plek. Dat is goud waard. Een vereniging die tevreden is, vraagt volgend jaar geen drie offertes meer op. Een vereniging die in de piekweek een te kleine tent of een kapotte heater kreeg, wel.

Reken terug vanaf 6 februari 2027

Plan het seizoen niet vooruit vanaf de eerste aanvraag, maar terug vanaf de feestdatum. Dan zie je meteen wanneer je wat moet regelen.

November: de elfde van de elfde is je startschot

Op 11 november opent het carnavalsseizoen en staan de verenigingen weer aan. Dit is het moment om je vaste klanten van vorig jaar zelf te benaderen, voordat ze gaan rondvragen. Een kort bericht is genoeg: "Zelfde tent als vorig jaar op dezelfde plek? Dan houden we hem voor jullie vast."

Zet in november ook je eigen capaciteit op een rij: hoeveel tenten, heaters, vloeren en opbouwploegen heb je echt in de week van 1 tot en met 10 februari?

December: offertes eruit vóór de kerstvergadering

Veel besturen hebben in december hun laatste vergadering van het jaar. Komt jouw offerte daar op tafel, dan heb je in januari vaak al akkoord. Mik erop dat alle offertes voor vaste klanten en nieuwe aanvragen half december verstuurd zijn.

Januari: opbouwplanning en ploegen vastleggen

In januari wil je geen offertes meer schrijven, maar plannen. Wie bouwt waar op, in welke volgorde, met welke wagen? Leg ook vast wanneer de vereniging de sleutel van het terrein heeft en wie er bij de opbouw aanwezig is. Een aanvraag die pas eind januari binnenkomt, kun je dan eerlijk beoordelen: past hij nog in de planning, of niet?

Wat een carnavalstent nodig heeft in februari

Een carnavalstent is een wintertent. Wat in september een optie is, is in februari een vast onderdeel. Lees ook ons artikel over wat een klant nodig heeft bij een partytent in de herfst; veel daarvan geldt in februari nog sterker.

Dichte wanden, vloer en verwarming als vast onderdeel

Een carnavalstent zonder dichte wanden, vloer en verwarming bestaat eigenlijk niet. Neem ze daarom standaard op in je pakket in plaats van ze als losse optie aan te bieden. Dat voorkomt dat het bestuur een kale tent vergelijkt met de complete tent van een concurrent en voor de goedkoopste kiest, om er later achter te komen dat het niet genoeg is.

Stroom: vraag het voordat je rekent

Verwarming, licht, een bar met koeling en een geluidsinstallatie vragen samen flink wat stroom. Is er op het terrein een aansluiting die dat aankan, of is een aggregaat nodig? Dat bepaalt je prijs en je planning. Vraag het daarom bij de aanvraag, niet pas bij de opbouw.

Sneeuw en wind: spreek vooraf af wie wanneer ingrijpt

Op de zondag van carnaval 2026 werden in Zuid-Limburg meerdere carnavalstenten ontruimd vanwege sneeuw. In Heerlen scheurde het tentdoek een paar uur na de ontruiming, in Sittard spoot de brandweer de sneeuw van een overkapping, zo meldde de NOS over de ontruimde carnavalstenten. Er raakte niemand gewond, maar het laat zien dat het weer in februari geen detail is.

Spreek daarom vóór het feest af:

• wie het weerbericht in de gaten houdt en jou belt;
• wanneer je komt kijken of sneeuw ruimt, en wat dat kost;
• wie besluit dat de tent dicht moet, en wat er dan met de huur gebeurt.

Zet die afspraken in je offerte. In ons artikel over borg en schade bij partyverhuur lees je hoe je windafspraken en schade vooraf regelt; voor sneeuw werkt dat hetzelfde.

Pakketten per soort carnavalsfeest

Carnaval is niet één feest. Een vereniging huurt voor een zitting iets anders dan een kroeg voor het weekend. Maak per soort feest een vast pakket, dan hoef je niet elke aanvraag opnieuw uit te puzzelen.

Zitting of pronkzitting: zittend, met podium

Bij een zitting zitten de gasten aan tafels en kijken naar een podium. Je pakket bevat dan:

• een tent op basis van het aantal zitplaatsen;
• tafels en stoelen;
• een podium met trap;
• verwarming, vloer en verlichting.

Kroegtent of uitbreiding van de horeca: staand, met bar

Een kroeg die tijdens carnaval uitbreidt, wil vooral ruimte voor staande gasten en een snelle bar. Denk aan statafels, een bar, koeling, verwarming en een vloer die tegen bier en natte schoenen kan. Deze klanten huren vaak voor alle dagen, van vrijdag tot en met dinsdag.

Kindermiddag en optochtfeest: overdag en flexibel

Een kindermiddag of de ontvangst na de optocht is kleiner en korter. Een kleinere tent, banken, een paar heaters en eventueel een springkussen binnen. Juist deze klanten kun je mooi combineren met een grote zitting op dezelfde locatie.

Passende extra's die bij carnaval horen

Denk na over wat bij een carnavalsfeest hoort en wat de klant vaak vergeet:

• extra heaters voor de ingang;
• een tochtsluis of portaal bij de deur;
• garderoberekken;
• verlichting buiten de tent;
• mobiele toiletten.

Bied ze aan als passende extra's bij het pakket, niet als losse lijst achteraf.

De vergunning en de leges: wat de vereniging van jou nodig heeft

De vergunning vraagt de vereniging zelf aan, maar de gemeente wil vaak gegevens over de tent: afmetingen, constructie, uitgangen, verwarming. Hoe je dat regelt, lees je in ons artikel over de evenementenvergunning en de tent.

Let dit seizoen ook op de kosten die bij de vereniging liggen. Gemeenten kijken kritisch naar de leges voor evenementen. In Breda wilde de gemeente de leges met 112 procent verhogen; na protest van onder meer stichting Kielegat is die verhoging voor 2027 bevroren, schreef BredaVandaag over de bevroren evenementenleges. Verenigingen kijken daardoor scherper naar hun begroting. Een heldere offerte met een duidelijke prijs per onderdeel helpt het bestuur om keuzes te maken, zonder dat jij het onderspit delft.

Van verenigingsmail naar getekende offerte

De meeste tijd gaat niet zitten in de offerte zelf, maar in alles wat je eerst moet uitvragen.

De vragen die je vóór de offerte beantwoord wilt hebben

Zorg dat je bij elke carnavalsaanvraag deze zeven dingen weet:

1. Soort feest: zitting, kroegtent, kindermiddag of optochtfeest.
2. Aantal bezoekers tegelijk, en zittend of staand.
3. Dagen: welke avonden, en wanneer opbouw en afbouw kunnen.
4. Locatie en ondergrond: plein, weiland, parkeerplaats, verharding of gras.
5. Stroom: is er een aansluiting, en hoe zwaar?
6. Wat de vereniging zelf meeneemt, zoals een bar of geluid.
7. Wanneer het bestuur beslist.

Een indicatie van de prijs voor de bestuursvergadering

Een bestuur wil weten waar het ongeveer aan toe is voordat het verder praat. Geef dus vroeg een indicatie van de prijs, ook als je het terrein nog niet gezien hebt. Zeg er eerlijk bij dat de definitieve offerte volgt nadat je terrein, transport en beschikbaarheid hebt gecheckt. Zo kan het bestuur in één vergadering een richting kiezen.

Opvolgen als het bestuur stil blijft

Geen reactie betekent meestal niet "nee", maar "nog niet vergaderd". Volg op rond de datum van de vergadering, niet willekeurig na een week. En spreek af hoe lang je de tent vasthoudt; in de piekweek kun je je materiaal niet eindeloos reserveren. In ons artikel over offertes opvolgen lees je hoe je dat zonder te pushen doet.

Van één carnaval naar een vaste klant

Het echte werk voor carnaval 2028 begin je in februari 2027.

Evalueer in de week na Aswoensdag

Bel of mail de vereniging in de week na de afbouw. Wat ging goed? Was de tent groot genoeg? Was het warm genoeg bij de ingang? Noteer de antwoorden bij de klant, samen met de tentmaat, de opstelling en de stroom. Dan ligt volgend jaar alles al klaar.

Leg de datum van 2028 al vast

Carnaval 2028 valt van 26 tot en met 29 februari. Bied tevreden verenigingen aan om de tent voor die datum alvast vast te houden. Voor hen is het een zorg minder, voor jou is de piekweek van 2028 deels gevuld voordat de concurrent belt.

Zo helpt een planner op je site bij carnavalsaanvragen

Met een evenementplanner op je eigen website kan een vereniging zelf invullen wat voor feest het wordt, met hoeveel bezoekers en op welke dagen. De penningmeester ziet direct welke tent en welke pakketten passen, met passende extra's zoals verwarming, vloer en een tochtsluis, en een indicatie van de prijs om mee te nemen naar de bestuursvergadering.

De vereniging stuurt daarna een aanvraag in. Jij ziet in één keer alle informatie, controleert terrein, transport en beschikbaarheid in de piekweek, en stuurt pas dan de offerte. Werk je met Rentman, dan komt de aanvraag daar direct in terecht, zonder overtypen. Lees ook hoe je Rentman aan je website koppelt.

Conclusie

Carnaval is voor een partyverhuurder geen losse klus, maar een seizoen met één piekweek en klanten die elk jaar terugkomen. Wie dat zo behandelt, haalt er meer uit:

• Reken terug vanaf 6 februari 2027 en zorg dat je offertes vóór de decembervergaderingen liggen.
• Maak vaste pakketten per soort feest, met wanden, vloer en verwarming als standaard.
• Vraag stroom, ondergrond en het moment van de bestuursvergadering bij de aanvraag uit.
• Spreek vooraf af wat er gebeurt bij sneeuw en harde wind.
• Evalueer na Aswoensdag en leg de datum van 2028 alvast vast.

Wil je zien hoe verenigingen hun carnavalsfeest straks zelf op je website samenstellen en een complete aanvraag sturen? Vraag hier een demo aan.

Veelgestelde vragen

Wanneer is carnaval 2027?

Carnaval 2027 valt van zaterdag 6 tot en met dinsdag 9 februari 2027, zo meldde Omroep Brabant. Reken voor opbouw en afbouw de dagen ervoor en Aswoensdag 10 februari erbij. De piekweek voor verhuurders loopt dus ongeveer van 1 tot en met 10 februari.

Hoe vroeg moet een vereniging een carnavalstent reserveren?

Hoe eerder, hoe beter, want alle verenigingen willen dezelfde week. Wij raden verhuurders aan om vaste klanten rond 11 november te benaderen en offertes vóór half december te versturen. Een aanvraag die pas in januari binnenkomt, kan nog, maar dan hangt het af van wat er in de planning past.

Moet verwarming standaard in een carnavalstent zitten?

In februari wel. Een tent zonder dichte wanden, vloer en verwarming is voor carnaval zelden bruikbaar. Neem ze daarom op in het pakket, zodat de vereniging niet een kale tent vergelijkt met een complete tent. Check wel bij de gemeente welke eisen er gelden voor verwarming in een tent.

Wat doe je als het sneeuwt tijdens carnaval?

Spreek vooraf af wie het weer in de gaten houdt, wanneer jij komt kijken of sneeuw ruimt en wie besluit dat de tent dicht moet. Zet die afspraken en de kosten in je offerte. Zo hoef je er tijdens het feest niet over te discussiëren.

Kan een vereniging via mijn website direct een carnavalstent boeken?

Nee, en dat is ook niet de bedoeling. Met een planner op je website stelt de vereniging zelf het feest samen, ziet een indicatie van de prijs en stuurt een aanvraag. Jij controleert daarna terrein, transport en beschikbaarheid en stuurt pas dan de offerte.